Como Você Pode Organizar Tarefas e Anotações Com Apenas 2 Aplicativos (# e Não Parecer Um Estranho no Ninho)

Cansado daquela sensação de não conseguir concretizar seus projetos? Isso pode ser causado, em parte, pela dificuldade de organizar tarefas. O hábito de organizar tarefas é básico para a melhoria de performance e produtividade pessoal.

Mesmo sendo elementar, muitas pessoas não praticam e ficam longe de render bem no trabalho ou em casa. Ficam esperando as coisas serem acionadas por e-mail, telefone ou outro tipo de comunicação. Ficam reativas…

E o que acontece?

Atrasos, retrabalho, estresse, frustação.

Eu resolvi isso com apenas 2 aplicativos: o Trello e o Evernote.

Direto e reto, assim? Porque? 

Ao organizar tarefas, o dia flui com mais regularidade e você tem mais tempo e energia para atingir um objetivo maior, ok?

Mas você não pode passar meses descobrindo como fazer isso. Invista seu tempo num propósito maior. Eu já fiz isso para você!

Sim, eu testei várias ferramentas: Trello, Wunderlist, Todoist, Toodledo, Evernote, Google Keeper, Samsung Notes, Google Calendar Tasks.

Fiquei com o Trello e Evernote. Ambos com versões gratuitas que funcionam bem demais. Eu não pago por nenhum deles.

Então, nesse artigo, que é bem prático e aplicado, vou descrever como usá-l0s. E, claro, alguns macetes que ajudam, e muito.

A ideia central é isso mesmo: simplicidade. Todos esse aplicativos tem “zilhões” de funções. Ficar listando todas as funções, na minha opinião, mais atrapalha do que ajuda.

Assim, eu julguei mais do que necessário, colocar o que funciona e é útil, assim, de “bate-pronto”.

Continue lendo esse artigo que você vai aprender:

1. Como o Trello pode Organizar Suas Tarefas de uma Vez Por Todas (# 3 Macetes Simples e Eficazes)
2. Evernote: Muito, Muito Mais que um “Simples” Caderno Virtual
3. Como não parecer um “estranho no ninho” (sim, nem todo mundo é adepto da Alta Performance…)

Estou indicando esses aplicativos pela minha experiência e resultados que me proporcionam.

Se funcionaram para mim, podem funcionar muito bem para você e seus amigos. Assim, compartilhe com eles, assim podemos aprender juntos:

1.Trello: Como Organizar Tarefas de uma Vez Por Todas (# Mais 3 Macetes Simples e Eficazes)

organizar tarefas com trello

Bom, originalmente, o Trello é uma ferramenta online de gerenciamento de projetos. No entanto, aqui vou focar exclusivamente para a função de organizar tarefas.

Para você ter noção da força do app, ele tem crescido vertiginosamente, com 100 mil novos inscritos por semana e já passa dos 8 milhões de usuários.

O que chamou muito minha atenção foi o formato do seu dashboard.

Ele reproduz  o velho quadro branco dividido em colunas, dando uma visão geral das suas frentes de trabalho ( a imagem a seguir ilustra esse formato).

Como o Trello funciona na prática:

Passo 1: Crie um Quadro para organizar um grupo de tarefas ou frentes de trabalho (ex: “Demandas Pessoais” ou “Clientes em Campinas”)

Passo 2: Dentro de cada quadro você pode criar várias listas de tarefas ou metas.
Exemplos:

  • Em “Demandas Pessoais” podem ter várias listas como: “Necessidades da escola” ; “Contas para pagar”; “Lista de Supermercado”.
  • Em “Clientes em Campinas” você pode criar várias listas, uma para cada cliente ou segmento: “Varejo” , “Serviços”, “Indústria”.

Passo 3: Dentro de cada lista, você cria “cards” ou cartões mesmo, com as tarefas a serem realizadas.

Passo 4 (opcional): dentro de cada cartão você pode fazer anotações, check-lists, anexar arquivos e outras funções. As vezes eu o utilizo para registar a síntese de cada conversa de um cliente em prospecção, por exemplo. Você pode também adicionar a “data de entrega” que depois é exiba no calendário, como mostro a seguir.

O quarto passo considero opcional, porque?

Porque esse é principal motivo que muitos abandonam as listas de tarefas digitas. São tantos campos e configurações, que você desiste em pouco tempo. Veja se realmente precisa de tantos detalhes. Coloque o estritamente necessário.

Veja o exemplo abaixo é um quadro Público e disponível. Nesse caso, estamos no quadro do Trello chamado: “Corretora de imóveis Rio de Janeiro”

Dentro desse quadro vemos várias listas: “Compras potenciais”, “novos pedidos”, “ofertas feitas”. E, para cada uma delas, vários cartões, que são as ações referentes a cada lista.

trello board exemplo organizar tarefas
Clique na foto caso queira ver com mais detalhes ( abrirá em outra aba)

Resumindo:

>>QUADRO
                     >> LISTAS
                                          >> CARTÕES

Pronto, só isso!

Legal, não?

Agora vamos a três opções que ajudam e muito a operação no Trello.

Calendário do Trello:

Muitas pessoas desistem do Trello quando visualizam o formato de dashboard que organiza por temas e não por data.

No entanto, o Trello tem uma função que vem desabilitada, que organiza tudo de acordo com o calendário.

  • Para isso basta ir no Menu >> Ferramentas Extras >> Calendário e clicar em “Ativar”.

Vai aparecer um ícone no canto superior direito “Calendário” que, ao clicado, tem a visão geral por data no dashboard modo calendário.

Pronto, para todas as tarefas que você colocar uma data de referência (entrega, revisão, etc.) serão exibidas no calendário.

trello calendario organizar tarefas
trello calendario organizar tarefas
TAGS ( Etiquetas)

Caso você goste do visão geral do Dashboard e não quer usar muito o calendário, é possível colocar etiquetas de diferentes cores para destacar as tarefas.

Eu uso o básico: verde, amarelo e vermelho. Para indicar para mim o nível de urgência de cada tarefa. 

De novo, são opções. Ficar inventando “47” tipos de TAGS vai mais atrapalhar do que ajudar!

Add to Trello – Extensão do Navegador

Add to Trello (“Adicionar ao Trello): é uma extensão do Trello para o seu navegador. Com ele você captura o link da página que estiver visitando e o transforma num cartão do Trello.

Com a extensão instalada um ícone “aparece” no canto superior direito do navegador. É só clicar nesse ícone que ele abre uma janela com as opções para salvar o link.

Ex: caso você esteja escrevendo um artigo ou pesquisando alguns fornecedores, os sites que for achando já podem ir direto para sua lista do Trello, na qual você está organizando essa tarefa.

2. Evernote: Muito, Muito Mais que um “Simples” Caderno Virtual

organizar tarefas evernote

O Evernote é um aplicativo que, em linhas gerais, é um caderno virtual. No entanto, pode ir muito além do clássico modelo em papel.

Organiza lembretes, textos, imagens dentre muitas outras informações. E pode organizar tarefas de outra forma também.

Não há mistério na organização. Você cria uma nota, que nada mais é que um arquivo de texto. Assim como no Trello, você pode organizar tarefas ou informações por camadas. Ou seja, você cria cadernos e dentro desses cadernos ficam organizadas as notas.

Mas porque eu uso, então, esses 2 aplicativos?

O Evernote é muito versátil em termos de produção de textos. Para registrar atas de reuniões, escrever um artigo para o blog, ou até organizar suas referências bibliográficas para um trabalho acadêmico. Além de ser online e salvar tudo automaticamente a cada alteração no texto.

Dá uma olhada no layout:

evernote organizar tarefas texto

Essa tela é a minha captura desse artigo. No momento em que estava ainda organizando algumas ideias.

Como eu faço muitas reuniões por Skype, eu trabalho junto com Evernote e monto a ata em tempo real.

Não entanto, existem outras 3 funções bem interessantes que ajudam muito nosso dia a dia.

Veja a seguir:

Busca de texto nas imagens

Com o aplicativo instalado em seu celular ou tablet, é possível armazenar fotos e documentos dentro do Evernote.

Enfim, mas o que isso o diferencia das fotos comuns do celular?

O aplicativo possui um reconhecedor de texto. Ou seja, sabe aqueles comprovantes que precisamos guardar e sempre precisamos ter alguma informação de última hora? Como aquele comprovante de cancelamento da operadora de TV por assinatura ( que estão ainda cobrando mensalidades)?

É só digitar o nome da operadora no campo de busca do Evernote e ele localiza o documento que você ali arquivou.

Muito, muito prático.

Essa função de busca, obviamente funciona para as notas de texto. Mas qual a vantagem disso então?

Um caderno físico, com dezenas de páginas anotadas, pode ficar muito difícil achar uma informação pontual, como um site, ou um telefone ou o nome de um livro. No Evernote isso é automático, basta fazer a busca e pronto! Essa é a diferença sutil, mas ao mesmo tempo brutal, em relação a um caderno de papel.

Evernote Clipper

É uma extensão para os navegadores, que realiza função de captura das informações da página. Nesse caso é muito, muito mais versátil que o Trello.

Ele oferece as opções de capturar:

  • Artigo – captura apenas o artigo, sem as barras laterais da página ou outros conteúdo que não estão relacionados ao artigo).
  • Artigo simplificado – captura apenas as imagens e texto do artigo. Fica muito limpo e agradável de ler e armazenar – Essa é a opção que eu mais utilizo).
  • Página inteira.
  • Favorito – cria um cartão com as informações básicas da página.
  • Captura de tela: abre uma opção de selecionar uma parte da tela como captura e cria um arquivo de imagem. Ainda é possível cortar, anotar a outras funções direto no navegador.

Reconhecimento de Voz

Uma função muito interessante no aplicativo do celular ou tablet.

Sabe quando queremos anotar alguma ideia, insight e o teclado do smartphone não ajuda, ou por algum outro motivo digitar fica difícil?

Sim, é possível abrir uma nota no Evernote, escolher a opção de “fala para texto”.

Assim que acionada, você ouve um sinal para começar a falar e em seguida a fala é transcrita para texto. 

Observação, para que isso funcione é necessário estar conectado com a internet.

Aplicativo Offline

O Evernote oferece uma versão offline que você pode baixar e instalar no seu PC. Isso ajuda muito quando estamos em trânsito e nem sempre teremos acesso a internet.

As vezes podemos estar num cliente em uma reunião e lá não conseguir conectar. Não há problema. Anote tudo na versão offline, que ele sincroniza assim que você conseguir conexão.

3. Como não parecer um “estranho no ninho” (nem todo mundo é adepto da Alta Performance…)

estranho no ninho organizar tarefas

Honestamente, se você chegou nesse ponto do artigo, você é a minoria que tem como meta a alta performance. E as vezes pode se sentir diferente.

Sim, na medida em que você passa a buscar suas metas e desempenho, ficamos anos luz a frente da maioria. 

Assim, agora que você aprendeu a parte técnica das ferramentas, é importante destacar algumas observações que vão de fato, propiciar que isso tudo de resultado e não caia no esquecimento.

1. Adquira o hábito de utilizar os aplicativos:

No inicio, é claro, necessita de aprendizagem e adaptação, mas o esforço compensa. Coloque isso como meta. Para ajudar configure seu navegador para abrir a página inicial com o Trello.

Assim, logo você já visualiza o que precisa realizar e já vai se familiarizando com a ferramenta.

2. Separe as 3 tarefas mais importantes do dia:

Para ingressar junto com a utilização utilize o principio básico da realização de tarefas: separe no final do dia as três tarefas mais importantes do dia seguinte. As realize logo pela manhã.

Antes mesmo de abrir o e-mail ou checar as redes sociais. Essa dica é simples, mas poderosíssima.

Porque?

Além de agilizar a realização das demandas, cria uma segurança psicológica que o dia seguinte está organizado. Você dormirá melhor. E, no final do dia, é muito importante perceber que ações foram completadas e que o dia foi produtivo. Isso ajuda a fortalecer o hábito de organizar tarefas, sempre.

Como eu faço?

No Trello eu tenho um quadro chamado “Amanhã”, isso mesmo. Ali eu coloco as 3 tarefas do dia seguinite. No meu navegador (eu uso o Chrome) já está configurado para abrir direto nesse quadro. Dentro do quadro tem 3 listas:

Amanhã | Realizados | Pendentes

Claro, algum imprevisto pode surgir e preciso colocar alguma coisa em “pendente”. Ou ainda, eu refleti e vi que aquela tarefa não era preciso realizar naquele momento.

Obs: no Trello é possível movimentar os cartões facilmente, arrastando-se de uma lista para a outra.

3. Verifique se suas tarefas estão de acordo com suas metas e propósitos:

Organizar tarefas e projetos é o básico para a melhoria de performance e produtividade pessoal.

No entanto, muitos ( muitos mesmo) dos cursos por aí a fora focam demais, ou até exclusivamente nisso. Deixando de lado outros aspectos cruciais como o gerenciamento da energia pessoal, mindset produtivo e, acima de tudo, o propósito.

Lembre-se: o gerenciar ou organizar tarefas são ações práticas para atingir um objetivo maior. Uma meta de vida. Seu propósito.

Pense diariamente se as tarefas que realiza estão direcionadas para esse objetivo.

Ao organizar tarefas tarefas, você provavelmente vai ver que muitas coisas que fazia, não tem muito sentido. Lembre-se: ser ocupado, não quer dizer necessariamente ser produtivo. Ser produtivo, necessariamente, pressupõem um resultado para você.

4. Evite usar o e-mail como ferramenta para organizar tarefas:

Evitar não, NUNCA utilize o e-mail para organizar tarefas. O e-mail é o pior recurso para isso. Sabe porque?

A probabilidade de ocorrer o chamado “efeito cascata” é altíssima.

Ou seja: você vai checar uma “tarefa”; vê que chegou um e-mail do chefe; abre e verifica o anexo; salva e lembra que tem que ligar para um cliente; pega o telefone e por ai vai…

5. Evite encher as listas de tarefas

Organizar Tarefas, não significa encher as listas de itens. Isso pode dar uma sensação fictícia de produtividade. No entanto, no momento em que você notar que não realiza nem a metade delas, a frustração e o estresse vem logo atrás.

Assim, caso você tenha um insight e ideias que você sabe que não será possível realizá-las em curto prazo (semanas ou meses), abra uma lista especial chamada “algum dia desses” e coloque lá.

6. Quer um bom motivo para começar a utilizar o Evernote?

Passe a fazer suas atas de reunião do trabalho nele. Faça uma ata breve, por tópicos.

Além de organizar tarefas e, principalmente, as ideias, facilmente você pode copiar e colar para um relatório mais formal ou para compartilhar com a equipe por e-mail.

Ou se a equipe utiliza também o aplicativo, a nota pode ser compartilhada direto com outros usuários do Evernote. É aí que vem o enrosco… Poucos estão nessa “onda”… Veja a seguir…

7. Você pode parecer um “estranho no ninho”. Afinal não gostamos da zona de conforto…

Desculpe os jargões, eu não resisti…

Curiosamente, na maior era da informática, tecnologia, Smartphones, 3G, 4G… As pessoas podem achar estranho usar um aplicativo para organizar tarefas ou um caderno virtual.

Sim, eu já fui proibido de usar meu Smartphone para anotações de reunião com o Evernote. Isso porque as pessoas daquela empresa poderiam “pensar” que eu estava distraído numa rede social.

Então eu passei a explicar meus métodos de trabalho. Eu tinha a impressão que numa empresa daquele porte, a maioria deveria pelo menos saber que isso existia. Não sabiam e ainda achavam “exagero”.

Vale apena compartilhar a experiência e mostrar as vantagens. Mas você vai lidar com a barreira e a zona de conforto das pessoas. É difícil mudar.


Se você está nesse ponto do artigo, é sinal que está disposto a mudança. Muitos preferem a zona de conforto. Você e eu, não.

Organizar tarefas, anotações entre outras demandas é básico para quem se preocupa, assim como nós, com a Qualidade de Vida.

Tenho certeza que sua produtividade e resultados vão melhorar muito. Insista, foque nessa organização por algumas semanas e conte-me os resultados nos comentários!

Eu prefiro ser produtivo, do que parecer ocupado. E Você?

Espero que você tenha gostado do artigo.

Se sim, compartilhe com seus amigos nas redes sociais. Afinal, amigos de verdade merecem ser mais produtivos.

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